Ohjeita klubin nuorisovaihtovirkailijalle

Kun klubisi on löytänyt vaihtonuoren, avusta häntä hakemuksen tekemisessä ja tarvittavien liitteiden hankkimisessa sekä kohdemaan valinnassa. Käytä vain kuluvan kauden hyväksyttyä hakemuslomaketta. Lomake muuttuu vuosittain, edellisten kausien lomaketta ei saa käyttää. Esitäytetyn hakulomakkeen löydät piirisi sivustolta. Hakulomakkeen liitteenä tulee olla isäntäperhekirje valokuvineen (lyhyt esittelykirje itsestä, perheestä ja harrastuksista, max A4).

Lomake täytetään MS Excel tai LibreO Calc –ohjelmalla ja lähetetään piirisi nuorisovaihtojohtajalle sähköpostilla Excel-tiedostona ilman allekirjoituksia. Tarkista nuoren täyttämä hakemus huolellisesti, etenkin yhteystiedot.

Keskustele nuoren kanssa kohdemaista ja niiden valintaperusteista sekä rajoitteista. Maavaihtoehtoja pitää esittää 3, mutta hyvä vinkki paikan saamisen varmistamiseksi on merkitä esimerkiksi 3. maavaihtoehdoksi ”Any European country ” tai ”Any country”. Varmista mahdollinen leirimaksu ja arvioi matkakulut sekä sovi kustannusten vastuunjaosta lähtijän perheen kanssa. Puhelinnumerot on kirjoitettava ehdottomasti kansainvälisessä muodossa maakoodia käyttäen (esim. +358 00 123 4567). Nuoren sähköposti tulisi olla muotoa, jossa selvästi on etunimi ja sukunimi. (esim. etunimi.sukunimi@gmail.com). Se helpottaa nuorisovaihtajien työtä ja herättää luottamusta kansainvälisessä viestinnässä. Nuoren on luettava sähköpostia säännöllisesti (lähes päivittäin). Lähetä hakemus ilman allekirjoituksia piirisi nuorisovaihtojohtajalle, hän lähettää sinulle, hakijalle ja huoltajalle allekirjoitussivun sähköistä allekirjoitusta varten.

Varmista, että nuori on lähettänyt seuraavat liitteet piirisi nuorisovaihtojohtajalle sähköpostilla:

Kopio passista (skannattuna) Eurooppalainen sairaanhoitokortti (EHIC Kelasta pyytämällä, maksuton) Kopio matkavakuutuksesta (travel insurance) englanniksi, jonka tulee olla voimassa vähintään 3 kk kotiintulon jälkeen. Kopio vastuuvakuutuksesta (liability/third party insurance) englanniksi, jonka tulee olla voimassa koko matkan ajan.

Nimeä liitteet: Sukunimi Etunimi ja liitteen nimi englanniksi Esimerkiksi "Mallinen Maija Passport" Kiinnitä huomiota liitteiden ja kuvien kokoon ja laatuun!

Perhe täyttää kohdat I – IV.

Lisää omat tietosi kohtaan V ”Responsible Lions Club data (Tähän nuorisovaihtajan tiedot, ei presidentin, paitsi jos nuorisovaihtajaa ei ole nimetty).

Jätä tyhjäksi kohta VII ”Authorised YCE Chairperson responsible for this form”.

Lähetä Excel-hakukaavake piirisi nuorisovaihtojohtajalle määrättyyn aikarajaan mennessä. Tarkista vielä, että hakemuksen tiedot ovat oikein. Puutteelliset lomakkeet pitkittävät hakemuksen käsittelyä ja aiheuttavat lisätyötä kaikille osapuolille.

Vaihtoon lähtevän nuorenne hakemus siirtyy tämän jälkeen valtakunnalliseen ja kansainväliseen käsittelyyn, josta väliaikatietoja antaa sinulle piirisi nuorisovaihtojohtaja.

Hakemus allekirjoitetaan sähköisesti kun kohdemaa on vahvistettu ja nuori on hyväksynyt valitun kohdemaan. Piirisi nuorisovaihtojohtaja lähettää allekirjoitussivun kaikille osapuolille.

Reppumaksu - uusi käytäntö! Alkaen kaudesta 2023-2024 klubisi ei maksa reppumaksua oma-aloitteisesti. Reppumaksu laskutetaan klubiltasi helmikuun aikana.