Yhdistetty rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tietosuoja-asetus 2016/679
Laatimispäivä 20.3.2018

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Lions-liitto ry Kirkonkyläntie 10
00700 Helsinki
Yhteystiedot:
toimisto@lions.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö
(IT-työryhmän puheenjohtaja) Markku Patrikainen
0400 280 859
markku.patrikainen@lions.fi

Rekisterin yhteyshenkilö
(viestintä- ja markkinointipäällikkö) Anna-Kaisa Jansson
050 3077 043
anna-kaisa.jansson@lions.fi

Lions- ja leoklubien yhteyshenkilöt rekisterin sisältöön liittyvissä asioissa
- lions ja leoklubien sihteerit/presidentit

3. Rekisterin nimi

Suomen Lions-liitto ry:n jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Jäsenrekisteri Suomen Lions-liiton sisäiseen käyttöön.
Suomen Lions-liitto tarjoaa jäsenrekisteripalvelua Suomen lions- ja leoklubeille ja yhteydenkansainväliseen jäsenrekisteriin (MyLCI).
Lions- ja leoklubin jäsenmaksu laskutetaan jäsenten lukumäärän perusteella ottaen huomioon perhejäsenyydet.
Lions- ja leoklubit kuuluvat Suomen Lions-liittoon ja lion- ja leojäsenet lionsklubiin.
Lions- ja leoklubit käyttävät rekisteriä muun muassa klubitoimintaan liittyvien tarvikkeiden tilaamiseen sekä klubitoiminnan toteuttamiseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavat tiedot jäsenistä: nimi, yhteystiedot ja jäsenyyteen liittyviä tietoja. Rekisteri ei sisällä arkaluonteiseksi luokiteltuja henkilötietoja.
Rekisterissä on jäsenyyteen linkitetyt muut jäsenet, jos kyseessä on perhejäsen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan jäseneltä itseltään.

Jäsenen nimi, yhteystiedot ja jäsenyyteen liittyvät tiedot tallennetaan kansainväliseen jäsenrekisteriin klubisihteerin/-presidentin toimesta, josta ne siirretään kotimaiseen jäsenrekisteriin.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta Suomen Lions-liiton ulkopuolelle.
Tietoja luovutetaan pyydettäessä Lion-lehden ilmoitusmyynnin tarkoituksiin. Tietoja ei luovuteta, jos jäsenellä on markkinointiesto.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Jäsenen perustiedot tallennetaan kansainväliseen jäsenrekisteriin, josta ne siirretään kotimaiseen jäsenrekisteriin

9. Rekisterin suojauksen periaatteet
   A Manuaalinen aineisto

Henkilötietoja sisältävät aineistot säilytetään lukitussa tilassa.

B ATK:lla käsiteltävät aineisto

Jäsentiedot on talletettu palvelimelle, jossa ne säilytetään luottamuksellisina. Jäsenrekisteriin pääsevät vain ne, joilla on siihen tehtävänsä puolesta oikeus ja tarvittavat luvat.

Jäsentiedot on tallennettu palvelimelle, joka sijaitsee luotettavalla palveluntarjoajalla. Palvelintilojen teknisestä turvallisuudesta huolehditaan mm. seuraavin toimenpitein: vartiointipalvelu, kameravalvonta 24/7/365, murtosuojaus, elektroninen hälytysjärjestelmä, kulunvalvontajärjestelmä.

Palvelimen tietoturva ja virussuojaus on ulkoistettu toimialan luotettavalle palveluntarjoajalle.

Gigabit Ethernet-tekniikalla toteutettu runkoverkko takaa ruuhkattoman ja toimintavarman verkkoyhteyden kaikissa olosuhteissa.

10. Tarkastusoikeus

Jokaisella jäsenellä on oikeus saada tietää mitä henkilötietoja on tallennettu. Pyyntö tehdään klubisihteerille/-presidentille sitä varten tarkoitetulla lomakkeella.

Jos pyyntö evätään, siitä annetaan kirjallinen todistus, josta pitää käydä selville ne syyt, miksi pyyntö on evätty.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Pyyntö tehdään oman lions-/leoklubin klubisihteerille/-presidentille, joka korjaa jäsenen ilmoittamat tiedot kohtuullisessa ajassa.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Nimitettäessä jäsen liiton/piirin virkaan tai leohallitukseen jäsenen nimi ja yhteystiedot mukaan lukien puhelinnumero ja lions.fi tai leo-clubs.fi-sähköposti julkaistaan lionien/leojen sähköisissä ja painetuissa julkaisuissa.

Jäsenen erotessa lion- tai leojäsenyydestä tiedot säilytetään rekisterissä tilastollisia ja Lions- järjestön sääntöjen mukaisia tarkoituksia varten.

Jäsenellä on oikeus kieltää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta sekä sukututkimusta varten.

Jäsen voi kieltää julkaisemasta jäsen- ja yhteystietojaan Lions-järjestön sähköisissä ja painetuissa julkaisuissa paitsi, jos jäsen ottaa vastaan liiton/piirin tai leohallituksen viran.

Lions-liiton ICT-toimittajat saavat käsitellä jäsenrekisterissä olevia tietoja siinä laajuudessa kuin järjestelmän kehittäminen ja ylläpito sitä vaatii.

Suomen Lions-liitto ry tarjoaa verkkokauppapalveluja Vilkas Group Oy:n sovelluksella, jonka mahdollistamiseksi käsitellään Suomen Lions-liitto ry:n kuuluvan klubin ja klubin jäsenten nimiä ja yhteystietoja. Verkkokaupan tiedot ovat seuraavat: Vilkas Group Oy, Finlaysoninkuja 19, 33210 Tampere ja Y-tunnus: 1033996-4.

Moninkertaispiirin ja piirien jäsenrekisterien pääkäyttäjät saavat käsitellä jäsenrekisterien tietoja siinä laajuudessa kuin tietojen oikeellisuuden tarkistus ja ylläpito sitä vaatii.

Yksittäisen jäsenen tietojen tarkastelulle tulee olla oikeutettu peruste.

Versio 133