Ohjeita etäkokoustamiseen klubeille ja piireille

Hallitus esittää väliaikaista sääntelyä, jolla yhtiöiden, osuuskuntien ja yhdistysten kokoukset voidaan järjestää koronaepidemiasta ja siitä seuranneista kokoontumisrajoituksista huolimatta ja terveydensuojelutarpeiden mukaisesti. Muutosten ehdotetaan olevan voimassa syyskuun loppuun.

Ehdotuksen mukaan yhtiökokous, osuuskunnan kokous, yhdistyksen kokous ja muut laissa tarkoitetut vastaavat kokoukset voidaan myöhentää niin, että ne pidetään syyskuun loppuun mennessä. Yhteisön hallituksen tulisi kuitenkin laatia tilinpäätös viimeistään kesäkuun loppuun mennessä.

Ehdotetulla lainmuutoksella myös helpotetaan kokousten järjestämistä etäosallistumisen ja valtuutusten avulla. Ehdotuksen mukaan pörssiyhtiön yhtiökokous voidaan järjestää yhtiön hallituksen päätöksellä pelkästään etäkokouksena. Osuuskunnan ja rekisteröidyn yhdistyksen kokoukseen taas voi ehdotuksen mukaan osallistua tietyin rajauksin myös asiamiehen välityksellä. Ehdotuksen mukaan osuuskunnan tai yhdistyksen hallitus voi myös sallia jäsenille etäosallistumisen, vaikka niiden säännöissä etäosallistuminen olisi erikseen kielletty tai sitä ei olisi sallittu.

Alla olevassa linkissä on koko tiedote:

Etäkokouksella tarkoitetaan kokousta, jossa kokoukseen osallistujat ovat fyysisesti eri paikoissa. Etäkokouksessa käytetään hyväksi tieto- ja viestintätekniikkaa.

Lähtökohtaisesti yhdistyksen hallituksen kokoukset voidaan järjestää etäkokouksina, mikäli kaikilla hallituksen jäsenillä on mahdollisuus osallistua etäkokoukseen, eikä etäkokouksen pitämistä ole erikseen yhdistyksen säännöissä kielletty. Etäkokous sopii erityisesti kokouksiin, joiden esityslistaan on kirjattu jokaisesta päätettävästä asiasta päätösesitys tai päätösesitysvaihtoehdot.

Etäkokous voidaan järjestää reaaliaikaisena kokouksena esimerkiksi videovälitteisesti, jolloin kaikki ovat samanaikaisesti paikalla tai eriaikaisena kokouksena, jolloin voi yhdistellä eri välineitä kuten sähköpostia ja puhelinta (puheyhteys tai tekstiviesti) tai tiedoston jakoa verkon kautta esim. Google Drive. Eriaikaisessa kokouksessa päätetään osallistumiselle kokousaika esim. viikko, jonka aikana jokainen voi lähettää mielipiteensä esim. sähköpostilla kaikille osallistujille. Päätösvaltaisuus todetaan kokouksen päätyttyä kirjaamalla pöytäkirjaan ne osallistujat, jotka ovat antaneet vastauksensa esityslistan asioihin.

Yhdistyksen kokousta ei voida korvata etäosallistumisella (=linkki etäosallistuminen, lopussa olevaan tekstiin) vaan kyseessä on vaihtoehtoinen osallistumismuoto yhdistyksen perinteiseen kokoukseen. Etäosallistumisen edellytyksenä on, että yhdistyksen säännöissä on siitä maininta, mutta 16.4.2020 esitetyn poikkeuslain perusteella tästä määräyksestä voidaan poiketa 30.9.2020 saakka. Kokouskutsussa on mainittava, jos etäosallistuminen on mahdollista.

Etäkokouksen toteuttamiseen kehitetyissä erilaisissa teksti-, ääni- ja kuvapohjaisissa järjestelmissä sekä eri vuorovaikutus- ja viestintävälineissä on melko samankaltaiset perusominaisuudet kuten mahdollisuus yhden tai useamman henkilön keskusteluun kirjoittamalla tai puhumalla, mahdollisuus jakaa PowerPoint-dioja ja muuta materiaalia ruudulla, tiedostojen lähettämismahdollisuus ja äänestysominaisuus. Maksullisten kokousalustojen lisäksi on ilmaisia välineitä kuten Skype, joka mahdollistaa ilmaiset puhelut ja tekstipohjaisen chatin useammankin käyttäjän kesken. 

Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) ei voi ottaa kantaa yhdistysten sääntömääräisten kokousten järjestämiseen, mutta sen ohjeena on, että nykyisessä poikkeustilanteessa noudatetaan ensisijaisesti Suomen hallituksen, valmiuslain ja terveysviranomaisten määräyksiä.
PRH neuvoo yhdistyksiä yhdistysrekisteriin tehtävissä ilmoituksissa, mutta ei kokousmenettelyissä tai muissa yhdistyksen sisäiseen toimintaan liittyvissä kysymyksissä. PRH ei myöskään valvo yhdistysten toimintaa.

Kokouksen vastuuhenkilö huolehtii asialistasta, käytettävästä tekniikasta ja työskentelytavoista etukäteen. Etäyhteys kannattaa avata hyvissä ajoin ja kutsua osallistujat testaamaan verkkoyhteyttä ennen kokouksen alkamista ja varmistaa, että tietokone (tabletti tai kännykkä) ja nettiyhteys toimii samoin kuulokkeet, äänitasot ja vaimennus ovat kohdallaan. Tarvittavat materiaalit, tiedostot ja linkit on hyvä avata tietokoneelle ja sulkea ohjelmat, ikkunat, selaimen välilehdet ja tiedostot, joita ei tarvitse kokouksen aikana. Etäkokouksesta laaditaan muistio/pöytäkirja kuten fyysisestäkin kokouksesta. 

Puheenjohtajan rooli
Etäkokouksessa puheenjohtajan rooli korostuu erityisesti puheenvuorojen jakamisessa, koska puheenvuoron antamisessa toiselle ei voida hyödyntää näköhavaintoon perustuvia vihjeitä. Puheenjohtaja huolehtii, että kokouksen alkamis- ja päättymisajankohdista pidetään kiinni. Kokous sujuu, kun puheenjohtaja toistaa osallistujan esittämän kysymyksen ääneen ennen kuin vastaa siihen. Puheenjohtaja tai hänen valtuuttamansa kokouksen osallistuja seuraa kokouksen keskusteluosiota, chattia, jossa voi viestiä, mikäli yhteys esimerkiksi katkeilee.

Jos puheenjohtaja on myös kokouksen organisoija eli avaa teknisesti kokouksen, hänen kannattaa avata kokous viimeistään puoli tuntia ennen sovittua aikaa mahdollisten ongelmien selvittelyä varten.

Puheenjohtaja valtuuttaa jonkun kolmannen henkilön (ei sihteeri) seuraamaan puheenvuoroja kokouksen sujuvuuden takaamiseksi.

Microsoft tarjoaa Nonprofit-organisaatioille kuten Lions-klubit ilmaiseksi Office 365 -työkaluja: Teams, OneDrive ja Sharepoint sekä online-versiot ohjelmista Word, Excel ja Powerpoint. 

Google Hangouts: https://support.google.com/hangouts/answer/3111943?hl=fi&ref_topic=6386410

Systeemi toimii niin, että Lions-klubit hakevat kelpoisuutta ilmaisten palvelujen saamiseen TechSoup-nimiseltä organisaatiolta ja saatuaan kelpoisuuden voivat ottaa palveluja käyttöön saamansa tunnusluvun avulla.

Käytännössä Microsoft ja Google seuraavat TechSoup päätöstä/suositusta ja kaikki paikalliset Lions-klubitkin saavat oikeudet.

Asenna myös Zoom Plugin for Microsoft Outlook, jos haluat kutsua osallistujia etäkokoukseen Outlookin kautta.Zoom on ladattavissa App Storesta (iOS, iPhone) ja Google Playsta (Android).

Sähköinen (ja eriaikainen) hallituksen kokous 
(Pohjana käytetty: https://yhdistystieto.fi/wiki/81-kokoustyypit) 

Yhdistyksen hallitus voi halutessaan järjestää kokouksensa myös sähköisesti. Sähköinen kokous sopii erityisesti sellaisiin kokouksiin, joiden esityslistassa on selkeästi kirjattu jokaisesta päätettävästä asiasta päätösesitys tai päätösesitys vaihtoehdot.

Sellaisten aiheiden käsittelyyn, jotka luultavasti synnyttävät paljon keskustelua sähköinen kokoustaminen ei kovin hyvin sovi, koska niiden osalta päätöksen teko on hankalaa. Tällöin on hyvä käydä asiasta alustava keskustelu esimerkiksi ryhmäpuhelussa.

Yhdistä puhelut Android puhelimessa:
https://support.google.com/phoneapp/answer/2811745?hl=fi 

Neuvottelupuhelu iPhonella: https://support.apple.com/fifi/guide/iphone/iph3c9951d7/13.0/ios/13.0#iphe0b24dc89 

Whatsappin ryhmäpuhelu, ohje englanniksi (Android): https://faq.whatsapp.com/fi/android/28000016/?category=5245237  

Whatsappin ryhmäpuhelu, ohje englanniksi (iOs): https://faq.whatsapp.com/en/iphone/28041117 

Kuinka asennan Whatsappin puhelimeen: https://yle.fi/aihe/artikkeli/2018/08/12/nainlahetat-viestin-whatsapp-sovelluksella  

Mitä sähköinen kokous vaatii?
Sähköistä kokousta varten yhdistyksen hallituksella on oltava käytössään salasanoilla suojattu verkossa oleva alue, jossa voi keskustella siten, että jokaisen keskustelijan voi tunnistaa. Esimerkiksi sähköposti, Teams tai Google Hangouts.  

Miten kokous järjestetään?
Kokous voidaan järjestää online-kokouksena, jossa kaikki ovat samanaikaisesti paikalla. Tämä ohje keskittyy kuitenkin kuvaamaan kokousta, johon osallistutaan eriaikaisesti.

– Alkujärjestelyt
Ensimmäisenä kannattaa laatia kokouksen esityslista, johon on selkeästi kirjattu jokaisesta käsiteltävästä asiasta päätösesitys tai vaihtoehtoisesti useampi päätösehdotus. 

Käsiteltävillä asioilla voi myös olla omat esittelijänsä, joilta asiasta saa lisätietoja. Selkeä esityslista ja päätösesitykset tekevät kokouksesta jouhevan ja takaavat, että asioista saadaan päätettyä.

Kun esityslista on laadittu, päätetään kokoukselle kokousaika. Se voi olla esimerkiksi yksi viikko. Jos sähköisiä kokouksia järjestetään usein, niin kannattaa niille luoda jokin vakiintunut käytäntö.

Kokouskutsun ja esityslistan voi lähettää esimerkiksi sinä työpäivänä, jonka iltana kokous alkaa. Näin osallistujilla on seitsemän päivää aikaa osallistua. Kokoukselle on hyvä määrittää selkeä aloitusaika ja selkeä lopetusaika, jonka jälkeen jätettyjä kommentteja ei enää huomioida.
Kokouksen järjestäjä voi avata jokaiselle käsiteltävälle asialle oman keskustelunsa, jolloin aiheet pysyvät selkeinä ja erillään. Sopikaa asioiden käsittelyjärjestys ja -tapa selkeästi ennen kokousta!

Kun vastaat sähköpostikokouksessa olevaan viestiin, vastaa aina VASTAA KAIKILLE -toiminnolla!

Kokouksen eteneminen
Kokous alkaa sillä, että jokainen osallistuja kuittaa vastaanottaneensa esityslistan ja liitteet. Tämän jälkeen keskustelu voi alkaa. Aiheen esittelijän on syytä huolehtia hänen vastuullaan olevasta aiheesta käydystä keskustelusta.

Kun osallistujat ovat muodostaneet kantansa käsiteltävästä aiheesta, on aika tehdä päätös. Kukin voi esimerkiksi lähettää mielipiteensä sähköpostilla kaikille osallistujille, jolloin kaikki saavat kannanoton ja perustelun ja voivat seurata mikä päätösesitys saa eniten kannatusta. Äänestyksen voi toteuttaa myös keskustelussa, jonne osallistujat kirjaavat lopullisen äänensä. Tähän tarkoitukseen voi käyttää myös erityistä sovellusta, jossa äänestetään omalla nimellä eri vaihtoehdoista.

Kokouksen jälkeen
Poikkeuksena fyysisiin kokouksiin sähköisen kokouksen päätösvaltaisuus on hyvä todeta myös siinä vaiheessa, kun kokous päätetään. Tällöin on nähty, kuinka moni on kuitannut esityslistan vastaanotetuksi ja osallistunut keskusteluun ja päätöksentekoon. Käytännössä pöytäkirjaan voidaan kirjata päätösvaltaisuuden kohdalle esimerkiksi “Näin ja näin monta on antanut vastauksensa esityslistan asioihin…”

Sihteeri laatii keskustelujen pohjalta pöytäkirjan, joka tarkastetaan säännöissä sovitulla tavalla, esimerkiksi seuraavassa kokouksessa.

• Pöytäkirjan liitteeksi on hyvä lisätä koko sähköpostiskeskustelu.
 
• Mikäli kokouksessa järjestetään äänestyksiä, tulee huolehtia että kaikki äänet tulevat lasketuksi ja että kaikilla osallistujilla on ollut mahdollisuus äänestää! 

Etäkokous-ohjeet löytyvät jatkossa myös salasanasuojatuilta jäsensivuilta kohdasta lionstoiminnan ohjeet.